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Specifiche Funzionali
 

Progetto “G.A.D” : Gestione ed Archiviazione Documentale.

1. Introduzione


Uno dei problemi più significativi che si presentano oggi ad una qualsiasi azienda o ente pubblico è il proliferare della documentazione cartacea, nonostante da anni si cerchi di investire in progetti di “eliminazione” della carta e di digitalizzazione delle informazioni.
Le farraginose procedure aziendali dei tempi andati, ancora in essere e che presentano sempre grande difficoltà di aggiornamento ed allineamento rispetto all’avvento delle nuove tecnologie informatiche, fanno sì che la carta regni sovrana ed inducono sia grandi difficoltà di archiviazione sia enormi problemi di reperimento delle informazioni accumulate.

Si stanno quindi sperimentando sistemi semi-automatizzati di archiviazione di documenti, che permettano sia di inserire le informazioni in database specifici, sia di collegare questi ultimi all’immagine del documento cartaceo da cui provengono, per poter mantenere integra la validità del documento stesso, la sua riproducibilità ed identificazione certa.

Le ragioni principali dell’avvio del progetto G.A.D. sono da ascriversi alla necessità di predisporre un software in grado di effettuare in maniera semplice e dinamica l’archiviazione della documentazione cartacea, ottenendo significativi risparmi in termini di documenti utilizzati, di immagazzinamento ed eventuale protocollazione, di reperimento in caso di necessità, di deperimento o addirittura di perdita del supporto in caso di eventi quali incendi, alluvioni ecc.

Non è inoltre da trascurare il risparmio di tempo consentito dalle procedure informatiche rispetto a quelle manuali e la possibilità di effettuare, sempre in automatico, collegamenti fra i vari documenti fra loro connessi e fra questi ed i dati presenti nelle procedure applicative di tipo gestionale.

Quello della possibilità di archiviare non solo singoli documenti scollegati ma “fascicoli” che contengano documenti fra loro interconnessi da collegamenti i più svariati è uno dei fattori di maggior criticità di un progetto di archiviazione digitale dei documenti ma è anche uno dei principali fattori di risparmio di tempo e fatica (e quindi di costi) che si possono perseguire.

Virtual Coop ha quindi deciso di intraprendere un progetto di realizzazione di un software di archiviazione documentale digitalizzata, con l’intento di risolvere un problema interno di gestione della documentazione e di mettere a disposizione un prodotto in grado di essere utilizzato da aziende di qualunque dimensione ed Enti pubblici di ogni tipo per risolvere il problema specifico ed ottenere significativi risparmi sia in termini di supporti cartacei, sia del loro immagazzinamento, sia di tempo/uomo necessario per la loro gestione.

Avendo inoltre già realizzato, con il progetto DATA, il prodotto DED (Data Entry Designer) per la creazione automatica di mappe di inserimento dati e la loro esportazione, Virtual Coop si propone adesso anche di effettuare l’integrazione fra DED e GAD, per permettere sia l’inserimento dati che l’archiviazione automatica dei documenti di partenza. Questo permetterà di poter utilizzare i dati per le procedure gestionali ma anche di visualizzare i documenti di partenza per effettuare adeguati controlli di congruenza e per permettere un’analisi statistica, parallela a quella già fornita con DED sui dati ed il loro inserimento, riguardante i documenti e la loro gestione come “carta virtuale” in ambito aziendale.

Il progetto G.A.D. viene quindi impostato sulla base degli assunti precedenti, secondo le specifiche che saranno di seguito meglio definite.

 

2. Obiettivi del progetto

 

Sulla base di quanto espresso nell’introduzione, identifichiamo di seguito i principali obiettivi del progetto:

  1. permettere l’archiviazione di documenti provenienti da formati diversi: cartacei (tramite scannerizzazione), fotografici (possibilità di inserire negli archivi documenti .gif o . jpeg e simili), digitali (sia in locale rispetto all’ambiente dove si opera sia provenienti da ambienti situati in rete) e dei corrispondenti dati inseriti tramite DED.
  2. predisporre un software in grado di gestire un “fascicolo” di documenti collegati fra di loro, in modo da poterli inserire e visionare con le modalità con cui oggi si gestisce una carpetta piena di fogli inerenti argomenti collegati fra loro. Un esempio può essere, fra tanti, la gestione della documentazione cartacea inerenti un sinistro auto in una compagnia di assicurazione. Si inizia con la denuncia del sinistro (primo documento che assegna il codice del sinistro e predispone la carpetta per contenere i documenti successivi), poi vi è la pratica di analisi del sinistro stesso da parte del perito con la relativa serie di documenti annessi, poi la liquidazione ed infine il pagamento e la chiusura. Pur in una sequenza grandemente semplificata, si può vedere come, col passare del tempo, la carpetta si arricchisca di ulteriore documentazione, ovviamente collegata alla precedente ed ai corrispondenti dati nella procedura gestionale. Dalla visualizzazione di un documento si potrà passare alla visualizzazione dei corrispondenti dati archiviati contestualmente, così da poterne gestire la congruenza.
  3. Permettere l’inserimento di parole chiave che facilitino il reperimento dei documenti, sia singoli che multipli in quanto correlati. In questa fase saranno predisposte le chiavi di collegamento fra i documenti ed i corrispondenti dati inseriti anche tramite DED./li>
  4. Possibilità di ricercare i documenti sia in maniera verticale, cioè singolarmente per argomento (ad esempio tutti i documenti di denuncia di sinistro di una certa giornata o simili), sia in maniera orizzontale (cioè documenti contenuti all’interno di carpette e quindi inerenti un certo argomento ma diversi da un punto di vista del contenuto: ad esempio tutti i documenti inerenti un certo sinistro). Dalla visualizzazione del documento si potrà passare automaticamente alla visualizzazione dei dati digitalizzati in esso contenuti.
  5. Predisposizione al collegamento con procedure gestionali esterne (in connessione con le funzioni di export del prodotto gemello DED), in modo da poter archiviare, contestualmente all’inserimento, i dati inseriti e le immagini dei corrispondenti documenti di provenienza permettendo così sia di visionare il/i documenti inerenti una certa fase della procedura operativa sia, viceversa, poter vedere i dati gestionali partendo da un certo documento.

3. Integrazione DED – GAD


Un capitolo significativo del progetto riguarda specificamente l’integrazione fra il prodotto DED che Virtual Coop ha già realizzato ed il nuovo prodotto GAD.

Obiettivo specifico ed ambizioso del progetto è la predisposizione delle procedure informatiche atte a permettere il passaggio automatico dal DED al GAD dei dati immessi, al momento della loro esportazione per usi gestionali, e la contemporanea archiviazione in GAD delle immagini dei documenti d’origine, con la contestuale predisposizione del loro inserimento in specifici fascicoli e delle parole chiave per la successiva ricerca.

Questo permetterà di mantenere le informazioni digitalizzate tramite DED in un archivio permanente ed interrogabile on-line. Contestualmente al data entry (ed in maniera parametrizzata da parte del gestore) una specifica funzione di salvataggio consentirà di archiviare le immagini dei documenti da cui sono stati estratti i dati, automatizzando l’intero processo e mantenendo dati ed immagini integrate on-line.

In tal modo si possono:

a) Utilizzare i data base di ricerca per archiviazione e visualizzazione dei documenti corrispondenti.

b) Archiviare tutti i dati di ogni singolo documento su GAD per poterli visualizzare individualmente ed eventualmente per effettuarvi analisi statistiche legando l’identificatore dei documenti, per le varie tipologie, ai corrispondenti contenuti informativi.


Questa integrazione consentirà l’effettuazione di analisi statistiche complesse partendo dai dati elementari e dai documenti correlati, permettendo di avere a disposizione indicazioni sull’operatività senza dover intervenire sugli applicativi che utilizzano tali dati per la normale gestione.
Sarà comunque possibile, se sarà ritenuto opportuno, legare (intervenendo sui software gestionali attualmente utilizzati) i dati ed i documenti archiviati su GAD con le procedure applicative gestionali, fornendo così un significativo valore aggiunto informativo al personale che con tali dati opera (ad esempio la contestuale visualizzazione dei documenti cartacei pervenuti mentre si utilizzano i dati in essi contenuti).

 

 

4. Piano del progetto

 

Il progetto si svolgerà secondo le seguenti fasi:

  1. Macro analisi funzionale per la definizione delle specifiche di progetto.
  2. Analisi funzionale di dettaglio, comprensiva dell’integrazione DED-GAD.
  3. Analisi dei dati necessari alla realizzazione della procedura.
  4. Definizione e disegno del database di memorizzazione dei documenti e dei fascicoli e dei corrispondenti dati acquisiti tramite DED.
  5. Analisi tecnica per definire in dettaglio le modalità di realizzazione delle funzioni identificate.
  6. Realizzazione di un prototipo in grado di funzionare secondo le funzioni base per poter meglio predisporre gli sviluppi successivi.
  7. Realizzazione e test del software aderente agli obiettivi del progetto ed alle specifiche funzionali predisposte nella fase 2.
  8. Predisposizione e realizzazione delle procedure di salvataggio automatico dei dati acquisiti tramite DED e dei corrispondenti documenti.
  9. Predisposizione di alcune semplici analisi statistiche relative ai fascicoli, ai documenti in essi inseriti ed ai dati digitalizzati da essi estratti.
  10. Test integrato dell’intera procedura, collaudo funzionale e rilascio in produzione (utilizzando la documentazione interna di Virtual Coop).
  11. Predisposizione della procedura in ambiente WEB disponibile per l’utilizzo o lo scarico da parte di Aziende/Enti interessati.

Il Progetto sarà realizzato in ambiente OPEN SOURCE utilizzando il linguaggio PHP ed il database MYSQL e sarà completamente predisposto in ambiente WEB, quindi condivisibile in rete.

 

5. Tempificazione progettuale


Il progetto sarà realizzato con la seguente tempistica:

Fase 1. : durata 1 mese dalla Data di Inizio Lavori (di seguito DIL).
Fase 2. : durata 2 mesi dalla fine della Fase 1.
Fase 3. : durata 1 mese dalla fine della Fase 1.
Fase 4. : durata 1 mese dalla fine della Fase 3.
Fase 5. : durata 2 mesi dalla fine della Fase 3.
Fase 6. : durata 2 mesi dalla fine della Fase 5.
Fase 7. : durata 4 mesi dalla fine della Fase 6.
Fase 8. : durata 2 mesi dalla fine della Fase 5.
Fase 9. : durata 1 mese dalla fine della Fase 8.
Fase 10. : durata 1 mese dalla fine della Fase 7.
Fase 11.: durata 1 mese dalla fine della Fase 10.

La durata complessiva di elapsed del progetto è valutabile in circa 12 mesi a partire dalla DIL.
Comunque tale durata sarà più compiutamente quantificabile, così come la necessità di risorse e la loro tipologia, dopo il completamento della Fase 1 di macro analisi, che comprenderà anche tali valutazioni. Alla fine di tale Fase sarà possibile definire quindi un piano di progetto più completo (che comunque dovrà essere rivisto anche durante le Fasi 3 e 6 per evitare grossolani errori di valutazione) comprendente le date di rilascio delle singole componenti del progetto e un piano di risorse completo e verosimile.

Nel successivo capitolo 6 si riportano delle prime valutazioni di massima inerenti le risorse presumibilmente necessarie alla realizzazione dell’intero progetto, ferma restando la necessità di una verifica dopo il completamento della fase 1, come detto sopra.

 

 

6. Piano di massima delle risorse

 

1. Analista funzionale (50%): 50 gg/uomo

2. Analista database (50%): 30 gg/uomo

3. Analista tecnico (50%): 90 gg/uomo

4. Analista programmatore (80%): 130 gg/uomo

Totale risorse da assegnare al progetto: 300 gg/uomo