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Analisi Funzionale
 

Il progetto prevede la gestione di 3 principali tipologie di dati:

  • Anagrafica
  • Fascicolo
  • Documento
Per ciascuna entità si possono avere diverse rappresentazioni contenenti dati diversi. Ad esempio, le anagrafiche possono essere di diversi tipi:
  • Anagrafica clienti
  • Anagrafica fornitori

Per ciascuna di queste tipologie di anagrafiche verranno predisposti dati specifici, come quelli relativi ai pagamenti, che sono propri solamente per le anagrafiche fornitori.

Per ogni singola entità relativa alle anagrafiche, sono previste le funzioni di: inserimento, modifica, visualizzazione e cancellazione.

Vengono definite le politiche di inclusione che, operando top-down, prevedono: più fascicoli per ogni anagrafica e, a cascata, più documenti per ogni fascicolo, in modo da permettere una ricerca verticale partendo dall’anagrafica o dal fascicolo o dal singolo documento e salendo o scendendo a seconda delle esigenze.

Vengono poi predisposte politiche di collegamento che, operando orizzontalmente, permetto di inserire documenti di tipologia omogenea all’interno dei fascicoli (ad esempio: bolle e fatture) e di effettuare ricerche per pari tipologia. Sarà previsto poter ricercare, ad esempio, tutte le bolle ad una certa data o di una certa data, tutte le fatture inerenti un certo argomento, indipendentemente dai fascicoli in cui sono contenute, tutti i fascicoli che riguardano specifici argomenti ecc..

Ovviamente nelle liste risultato delle ricerche sarà possibile inserire link di ricerca orizzontale, in modo da poter reperire ed aprire l’anagrafica cui è associato un certo fascicolo o avere la lista specifica dei fascicoli pertinenti ad una specifica anagrafica ecc..

Al momento dell’impostazione sarà possibile definire le chiavi di ricerca per il successivo reperimento dei dati, per cui l’inserimento dei dati attiverà automaticamente le parole chiave di ricerca. Questo permetterà di trovare dati specifici partendo da chiavi di ricerca predefinite, così da poter ottenere documenti e/o fascicoli e/o anagrafiche inserendo parole chiave di ricerca ad hoc.

Il progetto avrà tre specifiche fasi distinte:

  1. la fase di impostazione dei contenuti, relativa a: anagrafiche, fascicoli e documenti;
  2. la fase di inserimento dei dati nelle strutture predisposte durante la fase di impostazione;
  3. la fase di ricerca dei dati inseriti secondo le modalità sopra esposte.
  1. Fase di impostazione.

Attraverso l’opportuna interfaccia grafica (che verrà disegnata durante la fase di analisi tecnica), si inizierà con l’impostare la/le nuove anagrafiche, definendo i dati che dovranno essere successivamente inseriti, che diventeranno in automatico parole chiave per la ricerca dei dati. In contemporanea il sottosistema tecnico con cui verrà realizzato l’applicativo predisporrà la definizione della base dati necessaria per i successivi inserimenti.
Analogamente si farà per l’impostazione di un nuovo fascicolo. Ovviamente, in questo caso occorrerà definire i collegamenti del nuovo fascicolo con una o più anagrafiche.
Quindi un fascicolo potrà essere collegato a più anagrafiche e viceversa, in una relazione di tipo: N-N.

Si procederà poi con l’impostazione di un nuovo documento, che avrà definiti i collegamenti sia con uno o più fascicoli che con una o più anagrafiche.
Anche in questo caso le relazioni con i fascicoli e con le anagrafiche sono di tipo: N-N.

Questa strutturazione permetterà di rendere molto più elastica la definizione sia dei fascicoli che dei documenti, permettendo l’utilizzo di GAD per tipologie di applicazioni le più svariate.

Sarà inoltre molto agevole, tramite la definizione e l’utilizzo di tabelle di collegamento, navigare all’interno dei dati, incrociandoli fra loro in maniera assai libera e produttiva.

Inseriamo di seguito un esempio di SITUAZIONE relativa ad una possibile applicazione di GAD, per rendere più evidenti le possibilità dello strumento che si sta analizzando.

 

 

 

  1. Fase di inserimento.

Una volta definite le strutture dati ed i parametri di struttura sarà predisposta un’interfaccia per l’inserimento dei dati. Tale fase potrà avvenire sia in maniera manuale sia in maniera automatica, nell’eventualità che si sia in possesso di dati da trasferire già in formato elettronico. Virtualcoop predisporrà un file standard per il caricamento dei dati; sarà sufficiente riprodurre i dati nel formato richiesto per richiamare poi l’utility fornita che ne effettuerà il caricamento.

L’inserimento potrà avvenire a partire da qualunque delle entità predisposte in fase di impostazione; sarà sufficiente seguire le istruzioni dell’applicativo per definire i collegamenti fra le varie entità via via che saranno inserite. Sarebbe comunque auspicabile partire dalla definizione delle anagrafiche e poi dei fascicoli ad esse collegati e poi ai documenti da inserire nei vari fascicoli, in modo che i vari collegamenti potranno essere predisposti in maniera quasi automatica.

La fase di inserimento dati potrà essere sia una operazione di massa da effettuarsi all’inizio del processo (magari utilizzando le interfacce batch fornite) sia un’operazione continuativa manuale durante la vita dell’applicativo, che così si arricchirà progressivamente di contenuti.

Ovviamente saranno predisposte delle opportune interfacce per permettere la modifica di dati precedentemente inseriti o per effettuare collegamenti non direttamente predisposti al momento dell’inserimento. Sarà anche possibile la cancellazione di informazioni inserite.

  • Fase di ricerca delle informazioni.

  • Questa è la fase di utilizzo primario dei dati.

    La ricerca potrà avvenire partendo da qualunque punto della base dati e sarà sia di tipo verticale che orizzontale. Sarà cioè possibile ricercare tutti i fascicoli pertinenti una certa anagrafica e, da qui, scendere a visionare tutti i documenti contenuti in un certo fascicolo, oppure tutte le anagrafiche associate ad un fascicolo e così via. Sarà anche possibile visualizzare liste di documenti fra loro congruenti, come, ad esempio, tutte le fatture emesse in una certa data o range di date, tutti i pagamenti effettuati in un certo periodo ecc., indipendentemente dai fascicoli in cui siano inseriti o dalle anagrafiche a cui siano correlati.

    Sarà inoltre predisposta un’interfaccia standard per la definizione di ricerche integrate delle informazioni, che permetterà di memorizzare query fatte ad hoc per ogni esigenza.

    Integrazione DED – GAD

    Un capitolo significativo del progetto riguarda specificamente l’integrazione fra il prodotto DED che Virtual Coop ha già realizzato ed il nuovo prodotto GAD.
    Obiettivo specifico ed ambizioso del progetto è la predisposizione delle procedure informatiche atte a permettere il passaggio automatico dal DED al GAD dei dati immessi, al momento della loro esportazione per usi gestionali, e la contemporanea archiviazione in GAD delle immagini dei documenti d’origine, con la contestuale predisposizione del loro inserimento in specifici fascicoli e delle parole chiave per la successiva ricerca.

    Questo permetterà di mantenere le informazioni digitalizzate tramite DED in un archivio permanente ed interrogabile on-line. Contestualmente al data entry (ed in maniera parametrizzata da parte del gestore) una specifica funzione di salvataggio consentirà di archiviare le immagini dei documenti da cui sono stati estratti i dati, automatizzando l’intero processo e mantenendo dati ed immagini integrate on-line.
    In tal modo si possono:

    a) utilizzare i data base di ricerca per archiviazione e visualizzazione dei documenti corrispondenti.

    b) Archiviare tutti i dati di ogni singolo documento su GAD per poterli visualizzare individualmente ed eventualmente per effettuarvi analisi statistiche legando l’identificatore dei documenti, per le varie tipologie, ai corrispondenti contenuti informativi.

     

    Questa integrazione consentirà l’effettuazione di analisi statistiche complesse partendo dai dati elementari e dai documenti correlati, permettendo di avere a disposizione indicazioni sull’operatività senza dover intervenire sugli applicativi che utilizzano tali dati per la normale gestione.

    Sarà comunque possibile, se sarà ritenuto opportuno, legare (intervenendo sui software gestionali attualmente utilizzati) i dati ed i documenti archiviati su GAD con le procedure applicative gestionali, fornendo così un significativo valore aggiunto informativo al personale che con tali dati opera (ad esempio la contestuale visualizzazione dei documenti cartacei pervenuti mentre si utilizzano i dati in essi contenuti).